Executive Assistant (m/w/d) – Standort Wien/ Österreich

Generalist/in für internationales Multi Family Office

FINAD GmbH · Standort Wien

Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden)

Über uns

FINAD ist ein unabhängiges, international ausgerichtetes Multi Family Office mit etablierten Standorten in Zürich, Hamburg und Wien. Seit unserer Gründung im Jahr 1976 begleiten wir Familien, Stiftungen und Unternehmen als verlässlicher Partner bei allen finanziellen und rechtlichen Fragestellungen. Unser Spektrum reicht von der strategischen Vermögensplanung über gezielte Investitionen bis hin zu komplexen unternehmerischen Entscheidungen. Uns zeichnet eine tiefe Expertise in den Finanzmärkten und langjährige Erfahrung in der ganzheitlichen Dienstleistung aus – vom großen strategischen Ganzen bis ins kleinste operative Detail.

Zur Verstärkung unseres Wiener Teams suchen wir eine engagierte, organisationsstarke und vielseitig interessierte Persönlichkeit, die Freude an bereichsübergreifenden Themen hat.

Ihre Aufgaben

Sie sind die zentrale organisatorische Stütze unseres Wiener Standorts und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung sowie der Kundenbetreuung zusammen. Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsleitung sowie Steuerung und Weiterentwicklung des gesamten Office Managements.
• Enge Zusammenarbeit mit der Kundenbetreuung und erste Ansprechperson für unsere Mandantinnen und Mandanten in allen organisatorischen Belangen, einschließlich der Erstellung und Pflege von Kundenunterlagen.
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung, lückenlose Dokumentation sowie Fristenkontrolle in enger Abstimmung mit externen Partnern, insbesondere in den Bereichen Compliance, Geldwäscheprävention und Interne Revision.
• Unterstützung des Portfolio Managements durch die Durchführung von Pre-Trade-Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen, die Auftragserfassung nach dem Vier-Augen-Prinzip sowie Ex-Post-Kontrollen.
• Laufende Prozessunterstützung und operative Mitarbeit über alle Geschäftsbereiche hinweg, z.B. in den Bereichen Administration, Rechnungslegung, Terminmanagement, Postbearbeitung sowie bei der Erstellung von Präsentations- und Marketingunterlagen.

Ihr Profil

• Fundierte Praxis in der Finanzbranche, idealerweise in einer generalistischen Assistenz-, Office- oder Operations-Rolle.
• Sehr gute und sichere Anwendung der MS-Office-Zentrierten Programme (insbesondere PowerPoint, Excel und Word).
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eine strukturierte, sorgfältige und absolut diskrete Arbeitsweise.
• Unternehmerisches Denken, hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und echte Freude an einer dynamischen, bereichsübergreifenden Tätigkeit.

• Von Vorteil:
  • Abgeschlossenes Studium im Bereich Business Administration / Management (Bachelor) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
  • Zusatzqualifikationen oder Zertifikate im Portfolio Management/Compliance/Geldwäscheprävention.
  • Gute Ungarisch Kenntnisse sowie weitere Fremdsprachen.

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Position in einem renommierten, unabhängigen internationalen Umfeld
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein kollegiales, professionelles Team
• Echte Mitgestaltungsmöglichkeiten und Raum, um eigene Ideen erfolgreich einzubringen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (Voll- oder Teilzeit) sowie die Möglichkeit für einen Home-Office-Tag pro Woche
• Modernes Büro in bester, zentraler Lage im Herzen von Wien
• Langfristige berufliche Perspektive und gezielter Raum für Ihre persönliche Weiterentwicklung
• Neben einem attraktiven Gehaltspaket ist der Eintritt in den Bonus-Pool des Unternehmens vorgesehen.

Gehalt

Für diese Position gilt ein kollektivvertragliches Mindestgehalt von € 2.173,58 brutto pro Monat (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting. Abhängig von Ihrer individuellen Qualifikation und Berufserfahrung bieten wir eine deutliche und marktkonforme Überzahlung.

Interesse?

Wir freuen uns sehr, Sie kennenzulernen! Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an vienna@finad.com.

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